法律事務所の事務員は普段何をしているの？事務員に根掘り葉掘り質問してみた。

いいですね、ありがとうございます！

ただ…、正直にお伝えすると、事務員はほぼ全員がフルリモートで働いていて、仕事をする時間帯や曜日がバラバラなんです。

そのまま「1日の流れ」として書いてしまうと、実態にそぐわないような気もしてしまうんですよね。

でも、もしかすると、「早河弘毅法律事務所の事務員は具体的に何をしているか」は詳しく説明できていないかもしれません。

そうですよね。
守秘義務に触れない範囲で、業務の中身を詳しくお伝えするのはありだと思います！

ありがとうございます！よろしくお願いします！

ざっと挙げると、以下の10個ですね。

はい、トレント事件については基本的には受付をLINEに一本化しています。
ただ、相談者様からお電話がかかってくることもありますね。

いちばん多いのは、はじめてお問い合わせをくださる方ですね。その場合、まずはLINEを登録してもらうようご案内しています。

あとは、LINEの操作が途中で進まなくなってしまった方から、「ボタンが消えてしまった」といった、LINE操作に関する問い合わせもありますね。

それから、トレント事件以外のご相談でお電話をいただくこともあります。

そうですね。
ただ、99パーセントはトレント事件だと思っていただいて大丈夫です。

なんにせよ、トレント関連のお問い合わせ、とても多いですから！

それから、裁判所へ必要な書類を送付する業務もあります。

FAXで送ることが多いです。
「どうやってFAXを送るんですか？」とよく聞かれるんですけど、実はウェブからFAXを送れるんですよ。

たとえば、裁判の日程が決まったときに送る「期日請書（きじつうけしょ）」ですね。「この日でお受けします」と返信するためにFAXを使います。

あとは「受領書」もあります。「この書面を受け取りました」とお伝えする書類ですね。

そのほか、裁判所から来た書類については、FAXで返信することが多いです。

あと、「ミンツ」もよく使います。

「mints（ミンツ）」ですね。（笑）
カタカナで「ミンツ」と検索すると出てきますよ。

弁護士にご依頼いただいている場合、相談者様ご自身で登録していただく必要はありません。

はい、弁護士ひとりひとり、アカウントを持っています。
各事件ごとにアカウントと紐づけをして、完了するとその事件の書類をmints上で確認できます。

ちなみに、事務員は「補助者」として登録された人だけが閲覧できます。
弁護士1人につき、最大5人まで登録できます。

事務員がファイルを開くと、弁護士がファイルを開いたのと同じ扱いになってしまうので、気をつけてます。

裁判の手続きには、期限が決まっているものがありまして…、

たとえば、控訴（高等裁判所への不服申し立て）の手続きは、判決書を受け取った日から2週間以内が期限になります。

ですので、事務員が長期休暇の直前にうっかり開いてしまうと、「判決書を受け取った」とみなされ、期限の進行が始まってしまうんですよね。

ですので、開くタイミングは、とても気をつけています。

ここ最近までは本当にそうでした！mintsってもともとあまり使われていなかったんですよ。

歴の長い事務員さんでも、「何回か使ったことはありますよ〜」とおっしゃるような程度でして、

それが5月21日から、訴状を出すのも受け取るのもmints、というルールに変わりました。

事前に告知はされていたんですけど、いざ始まると事務員みんなバタバタしましたね。今は落ち着きましたが…！

結果、FAXでのやり取りはかなり減りましたね。

主に弁護士が作成した書面や、相談者様への返信について、誤字脱字や表記揺れがないか事務員でもチェックしたうえでお送りしています。

それから、契約書のような大切な書類は、複数人で集まってダブルチェックをしています。

契約は基本的に電子契約となりますので、Googleの電子署名依頼をメールにて送付いたします。
その後、署名が確認できたら、ツールを使って請求書を作成していますね。

請求書をお送りしたあと、入金のご連絡をいただいたら、ご依頼を受けた業務に着手いたします。

分割払いの方の入金確認は、毎月、事務員が目視で確認しています。

あとは、事務員が事務員の給料計算もしています。

個人が自分の給料分を計算するというよりは、サバゲー好きさんのような勤務時間の長い事務員が、みんなの勤務時間をまとめて計算していますね。

計算結果を早河先生にお伝えして、振り込んでいただく流れですね。

そうですね。ですので、定例のミーティングを行なっています。
主なミーティングは、以下のとおりですね。

上記以外にも、必要があればさまざまなミーティングを開いてます！

いちばん多いのは業務改善の話ですね。
ほかにも、インシデントの共有や、重要事項の伝達をしています。

あとは、業務効率化ツールを作った事務員が他のメンバーにお披露目するときもあります。
公式LINEの自動メッセージの内容を見直すこともありますね。

そして、新しい事務員の方が入られたときは、毎回1時間とって、みんなで自己紹介をしています。

顔を合わせないぶん、最初にお互いを知る時間をつくっています。

業務効率化ツールを作るための勉強会です。
2週間に1回くらいのペースで開いています。

ほとんどがトレント事件に関する話です。
直近では、早河先生が作成した書面をお披露目してもらいました。

書面の中身を全体に伝えて、事務員にきちんと理解してもらう目的でしたね。

ほかにも、本ブログをどう作っていくかという話や、今後の方針の話もあります。
早河先生が主催して、全体に向けて話したり、みんなの意見を聞いたりしています。

そうですね（笑）

そうですね。個人で勉強して、実際にツールを作る事務員も多いですよ。

たとえば、ツールを動かして以下のような仕組みを構築しています。

「どうすればもっと業務を効率化できるか？」といった観点で、色々とGASを動かしてますね！

そうです、まさに本ブログですね。
最近だと、権利者別やメーカー別の記事や、相談者様へのインタビュー記事を作りました。

そうですね。情報共有のために投稿しています。

念のためお伝えしておきますが、ご本人から同意をいただいた内容だけを共有しておりますので…、
その点はご安心くださいね。

まず、相談者様がGoogleフォームに入力くださった内容を確認します。
アップロードしていただいた身分証や書面に、不備がないかもチェックします。

内容がそろっていることを確認したら、弁護士との面談予約を確定させています。

また、相談者様の状況や案件の中身を見て、弁護士への引き継ぎメモを作っています。

「どのメーカーから連絡が届いているか」「どのプロバイダを利用されているか」といった内容をまとめます。
いただいたご質問も、あわせて書き添えますね。

そうですね。面談が始まる前に、弁護士が状況を素早くキャッチできるようにするのが目的です。
限られた面談時間を、ご相談そのものに使っていただきたいので。

そのほか、備品の発注や外部業者とのやり取りなども行なっています。

…あ、あと業務日報も作成していますね。

そんな感じですね（笑）

…ちなみに、勤怠のツールも事務員がGASで作ってまして。

社内チャットに「出勤」と入れると、「〇〇さんが出勤しました」とみんなに通知が飛ぶんですよ！

日報も同じように、チャットに話しかけると内容を書いてくれて、その内容が他のメンバーに共有されるようになっています！

そうなんですよ〜。
事務員はリモートワークな分、顔を合わせなくてもお互いの動きがわかるようにしています。

ありがとうございます！
普段は表に出ない仕事ばかりですが、少しでも様子が伝わればうれしいです。